«Antes teníamos que exportar manualmente los lead de las campañas de Meta, y llamar uno por uno para cualificarlo. Era mucho tiempo de gestión diaria y los leads terminaban enfriándose. Llegábamos a muchas personas pero no éramos capaces de cerrar el embudo con los centros. Cuando le conté nuestro problema al equipo de The OMS me dijeron con total seguridad: necesitáis un asistente de IA.
Gracias a eso, hemos podido activar muchas más campañas de las que nuestro equipo podría haber gestionado a mano, y cada lead recibe atención inmediata a cualquier hora del día, y le informa hasta que ya queda listo para ser llamado por uno de nuestros centros. El porcentaje de cierre ha aumentado en casi el doble.»
Yolanda Fuentes, Head of Brand and Growth en JG fitness
Antes de realizar este proyecto con The OMS, cada lead captado por JG fitness, red de centros de entrenamiento personal, en una campaña de Instagram o Facebook, se exportaba manualmente a un Excel. Después, el equipo los llamaba, uno por uno, para cualificar su interés y derivarlo al centro correspondiente (el más cercano a su domicilio que tuviera el servicio que necesitaba).
Este proceso manual era un cuello de botella con consecuencias directas en el negocio: JG fitness se ponía límites con el número de campañas activas en Meta porque no podía atender tantos leads a la vez.
El crecimiento estaba frenado por la capacidad de atención comercial, no por el presupuesto de publicidad.
Con más de 70 centros activos en España y Portugal, y abriendo nuevos cada mes, vieron claro que necesitaban una automatización que agilizase este proceso.
El reto: escalar sin necesidad de un call center
JG fitness necesitaba que cada persona interesada recibiera una respuesta inmediata y personal, sin perder el tono cercano de la marca, y que esa conversación terminara identificando el centro idóneo para el interesado, de entre más de 70 con diferentes servicios y particularidades.
Desarrollamos un sistema a medida que conecta directamente el formulario del anuncio de Meta Lead Ads con WhatsApp Business API, de forma que en el momento en que alguien rellena el formulario de petición de información, recibe un primer mensaje por WhatsApp al instante.
Ya no hay una persona cada mañana revisando el Excel exportado con los usuarios interesados: la conversación se inicia sola.
Un asistente de IA con el ADN de JG fitness
El núcleo del proyecto es un asistente IA conversacional que dispone de una base de conocimiento propia que hemos preparado con la documentación completa de JG fitness: horarios, servicios, precios, etc.
Además, el Asistente IA sigue unas pautas para ir avanzando con la cualificación del interesado, encauzando la conversación hasta lograr cerrar una cita de sesión de valoración gratuita con él.
Este asistente está a años luz de un chatbot genérico: si un usuario pregunta por electroestimulación y su centro más cercano no la ofrece, el asistente no se limita a decir que no. Le propone la alternativa más próxima o similar. Así respondió a una usuaria real:
«¡Hola, Rebeca! El centro de Retiro no cuenta con servicio de electroestimulación, pero sí ofrecemos entrenamiento personal presencial y nutrición. Si buscas específicamente electrofitness, los centros más cercanos que lo ofrecen son JG fitness La Estrella o JG fitness Ayala. ¿Te gustaría que te ayudara a reservar una cita gratuita en alguno de ellos?»
La conversación terminó con el lead derivado al centro, en el CRM su estado se actualizó automáticamente a «pendiente de llamada», y el equipo del centro asignado recibió el aviso para coordinar la cita.
El mismo patrón se repite con leads que preguntan por ubicación, objetivos de entrenamiento, disponibilidad horaria…: el asistente pregunta la dirección o código postal, identifica el centro correcto entre las decenas disponibles y nunca inventa un precio o un horario que no tenga documentado.
Un detalle que refleja bien el alto nivel de detalle del sistema: cuando un centro todavía no ha abierto sus puertas, como el que JG fitness está preparando en Sevilla, el asistente ya informa sobre él y de la fecha prevista de apertura, para no perder ese posible interesado.
Un CRM a medida para este flujo de trabajo
Datos ofuscados – Dashboard JG fitness Toda esta actividad se centraliza en un CRM (sistema de gestión de relación con clientes) desarrollado a medida. Cada centro ve únicamente sus propios leads, mientras que el equipo gerente tiene visibilidad completa sobre toda la actividad y todas las campañas activas en Meta.
Todas las campañas que JG fitness da de alta en su cuenta de Meta, se añaden automáticamente al CRM, sin necesidad de hacerlo manualmente, lo cual agiliza enormemente el trabajo. JG fitness sólo tiene que preocuparse de dar de alta nuevas campañas de publicidad: el CRM detecta las nuevas campañas y funciona solo.
Además, JG fitness es totalmente autónoma a la hora de dotar a la IA de más conocimiento: disponen de un gestor documental con el que añadir información para el conocimiento del Asistente IA.
El doble de clientes ganados
El sistema lleva funcionando desde agosto y ya gestiona un volumen que habría sido inviable con el proceso manual anterior:
- Cerca de 1.700 leads en 1 mes procesados a través del CRM .
- Un 65% de efectividad de la IA llevando conversaciones hasta el punto de derivación al centro.
- Alrededor de 100 nuevos socios captados directamente a través del sistema en 1 mes.
- Más de 70 centros conectados, incluyendo sedes que se dan de alta antes incluso de su apertura.
Y lo más importante: JG fitness ahora puede activar tantas campañas de Meta como su estrategia de marketing necesite, sin que la capacidad de atención comercial los limite.
El asistente está preparado para ampliar su cobertura de idiomas en el futuro, a medida que la marca siga creciendo fuera de España.
Si tu negocio también capta leads más rápido de lo que tu equipo puede atender, es momento de que contactes con nosotros.